Det mesta av vår tid går åt att föra fram andras agendor. Är det inte märkligt?

Vi låter oss själva bli upptagna och uppslukade av andras målsättningar.

Orsaken till detta är att vi massmotiveras av andra människors beteende och vi vill vara dem till lags. Jag menar, deras uppgift känns ju viktigt för dem just då, och vi vill gärna hjälpa till; men, priset är för högt. Låt inte andra styra din dag. Ska det bli något gjort åt dig, måste du göra det själv.

Stephen R. Covey, i sin bok ”7 habits of highly effective people”, organiserar aktiviteter i fyra olika typer:

1. Brådskande, Viktiga
2. Inte brådskande, Viktiga
3. Brådskande, Oviktiga
4. Inte brådskande, Oviktiga

De flesta av  oss blir som sagt uppslukade av andras deadlines, och allt blir bråttom, bråttom. Även triviala saker som email, telefon, vissa möten, papperskyffling, organisering blir prioriterad före dina egna mål. Vi spenderar alltså majoriteten av vår tid i kvadrant 1 och 3. Bråttom, bråttom.

Medan våra mål och vår lycka finns i kvadrant 2. Endast där har vi tiden att reflektera och planera vår egen framtid.

Men istället fångas vi upp av denna massmotiverade upptagenhetstrans där man ska fylla sina timmar med meningslösa aktiviteter. Och när dagen är slut så klappar vi oss själva på axeln för att vi återigen lyckats med att fylla våra 8 timmar med aktivitet.

Här är dock det stora kruxet: Om man inte vet vad man vill, så går det inte att vara effektiv!

Man måste alltså sätta sina egna mål, organisera dem i viktighetsordning innan man kan fatta intelligenta beslut över hur man bör disponera sin tid.

Och om inte du är villig att göra det. Att sätta dina egna mål. Hamnar du garanterat i någon annans kalender för att arbeta på deras mål.

Vill du leva ett eget liv, måste du alltså sätta dina egna mål och arbeta effektivt. Ta vara på den tid du har.

Först; Det stora problemet – Avbrott.

Forskning har visat att vi behöver koncentrera oss på en enda uppgift om vi ska ha maximal produktivitet. Jag ska inte utveckla det vidare – för det är uppenbart. Vi har alla upplevt det själv och det finns inget bättre än empirisk kunskap.

I dagens hyperaktiva samhällle så blir vi avbrutna hela tiden. Det är antalet avbrott som bryter vår koncentration och sänker vår produktivitet. Dessutom har samhället ökat takten och pressen; Därför ökar också antalet avbrott. Folk ringer, SMS:ar, emailar, messar via Facebook, MSN, ICQ och SKYPE. (Det är sociala avbrott).

Därutöver så får vi reklam via TV, Internet, Email, Telefonen och brevlådan och alla kräver vår fulla uppmärksamhet. Dessa är externa avbrott.

Externa avbrott är när någon/något annat avbryter dig.

Men det finns även interna avbrott. Interna avbrott är när du blir distraherad av dina egna tankar och handlar efter dem; Hämta kaffe, kolla ut genom fönstret för att se vad som händer, kikar på en YouTube video, dagdrömmer osv.

Jag läste tidigare i en artikel att antalet interna och externa avbrott är ungefär lika – mina egna beräkningar stödjer detta, möjligtvis att de interna har en dominerande andel.

Ända sen MTV generationen, med musikvideos som byter bild var 3:e sekund, så har vi egentligen drivit på denna takt alldeles själva och nu får vi skylla oss själva. Vi har tränat vår hjärna till kortare och kortare uppmärksamhetsintervaller. Våra tankar rusar.

Jag gjorde en informell avbrottskalkyl här om dagen. (*Super-avancerat: Jag drog ett streck på en post-it lapp varje gång jag distraherades av något)

Jag kom fram till att jag avbröts i genomsnitt 10 gånger i timmen – EFTER att jag hade stängt av email och telefon. Det betyder en gång var 6:e minut.

Forskning visar (jag vet inte om det är sant eller inte) att det tar mellan 15-20 minuter innan man når upp till full produktivitet.

Märker du att den ekvationen inte håller? Avbrott var 6:e minut och 20 minuter innan du kommer upp i 100% produktivitet igen. Det är inte ens nära.

En annan enkät visade också att VD i stora företag var produktiva endast 20 minuter om dagen. Är det inte helt galet?

Och den mest skrämmande statistiken är en studie som CNN publicerade. Email och andra distraktioner hade en större påverkan på arbetarens IQ än marijuana. Nog sagt.

Det viktiga: Dina informationsfilter måste upp nu – om du ska kunna få mer gjort. Det inkluderar telefon, Facebook, MSN och mail.

Ja, till och med mina mail. Läs dem när du har tid och intresse. Det viktiga är att du får något gjort.
Lösningen:
Ett enkelt hjälpmedel lägger till 2 timmar eller mer till din arbetsdag.
Det är en klocka. En timer.

Du hittar den gratis här: http://www.xnotestopwatch.com/

(Det är gnäll-vara, det vill säga du får en skylt som gnäller om att du borde köpa licensen för ynka 12 dollar, varje gång du slår på den. Jag har köpt klockan.)

Hur du använder klockan:

• I inställningarna, gör den till kompakt format.
• Sätt den på timer läge – inte klocka.
• Sätt timern på 48 minuter. Tryck start.
• Nu sätter du igång med ett race mot klockan. Hur mycket hinner du få gjort innan den tickar mot noll?

Video med inställningar finns här:
http://www.marcuszacco.se/media/x_note_stopwatch.wmv

Gör så att du ser timern hela tiden – och om du är riktigt super-avancerad, så kan du spela upp en pling när timern står på noll.

När det är noll – detta är viktigt – släpp allt. Nu är det fritid i tolv minuter. Nu hämtar du kaffe, nu kollar du mail.

När det gått 12 minuter – sätter vi igång igen. 48 minuter race mot klockan.

Det kan vara lite jobbigt i början – så är det alltid med nya vanor – men ge inte upp. Jag garanterar att du får mer gjort. Jag brukar köra dagens första två timmar med full race.

Om du lyckas att med köra två lyckade race om dagen, så har du lagt till två väldigt effektiva arbetstimmar till din dag.

Efter att två race blir enkelt – gör tre.

Följ detta tips. Det är värt det.

Hälsningar,
-Marcus

PS. Jag bjuder på klockan och en rad andra mjukvaror för alla som blir medlemmar på StrategiskMarknadsplan. Länken dit är: http://www.strategiskmarknadsplan.se